Успяваш ли да “удържиш фронта“ с всичките си задачи в офиса?
Все още не намираш начин да се разделиш на милион парчета, за да можеш да удовлетвориш всички в компанията, нали?
Като офис мениджър, от теб се очаква да направиш и непосилното. Твоите колеги разчитат на теб и това хвърля голяма тежест върху твоите плещи. Напрежението и многобройните описани и ненаписани задължения, които имаш като офис мениджър, често надхвърлят възможностите ти.
Ръководството на офиса е трудоемка и комплексна задача. За да бъдеш наистина добър в управлението на офиса, означава да можеш да се справяш с голямо разнообразие от задачи и отговорности за оптимален период от време. В твоята работа се очаква и цени не само качеството, но и бързината, с която ти реагираш на казусите.
Ето защо съществени за поддържането и правилното изпълнение на твоите роли са онлайн инструментите – специални платформи за управление на офиса и софтуери за оптимизация на работния процес. В практиката са известни няколко ефективни и много полезни инструмента, които ще подредят и улеснят живота ти като офис мениджър.
Продуктите на Google – за удобно сътрудничество
Google предлага цялостен пакет от различни платформи, които подпомагат комуникацията между вътрешните и външните отдели на фирмата. Можеш да ползваш безплатните версии на платформите, но ако се нуждаеш от повече възможности и по-голямо хранилище за съхранение, те съветваме да превключиш към платения бизнес пакета на Google – G Suite. Той е изгоден и особено рентабилен, ако вашата компания има нужда от постоянна комуникация и следене на процесите вътре във фирмата. В себе си той включва Gmail, Google Диск, Google Таблици, Google Документи, Google Hangouts, Google Формуляри, Google Презентации и Google Календар.
Google Календар
Ако искаш винаги да си актуален и да не изпускаш важните срещи, определено ти е нужен Google Календар. С негова помощ, можеш да следиш и да планираш важни събития, като срещи на екипи или срещи с клиенти. Календарът е с удобната възможност за задаване на напомняния. Така дори и вечно закъсняващите ти колеги няма да има с какво да се оправдаят – всеки участник в срещата получава напомняне по имейла. Както всички останали в платформи на Google, и тук екипът ти може споделено да редактира.
Google Таблици
Ти си офис мениджър. Царят на джунглата във вашия офис! И като такъв, знаеш за могъщата сила на електронните таблици на Excel. С Google Таблици можеш да получиш достъп до всички функции, които Microsoft Excel предлага, но в този случай, в синхронизираното пространство за съхранение на Google. Подобно на Google Документи, можеш лесно да споделяш електронните си таблици с другите членове на екипа си, за да им позволиш да преглеждат и работят.
Google Диск и Google Документи – споделяне на документи и файлове
Google Диск е център (“облак“) за съхранение, на който може да се качва почти всеки тип файл. Най-голямото предимство на Google Диск е, че можеш да поканиш членовете на екипа да си сътрудничат по документи (Google Документи) и да виждат промените им в реално време. Това ти спестява време и главоболия от лутането от кабинета на кабинет.
С Google Диск можете да работите заедно, за да направите компанията по-продуктивна. Софтуерът е безплатен за ползване, но ако искаш по-голямо хранилище (както ти споделихме по-горе), ще ти се наложи да инвестираш и да превключиш към бизнес профил.
Google Формуляри
Често се случва да организираш работни събирания или тиймбилдинги, нали? Google Формуляри ще ти помогне при запитванията към твоите колеги, свързани с предпочитания за почивки, отпуски и различни други мероприятия. Вместо да изпращаш имейли или съобщения със запитвания и след това да се губиш в дълга комуникация, формулярите на Google ще ти свършат отлична работа в събирането на ключова информация. А и да не забравяме, че ти спестява време при обработката на получените данни.
Google Hangouts
С Google Hangouts ти и твоите колеги ще общувате по лесен начин. Също като Skype, софтуерът има безплатна версия, но с ограничения. Ако дейността на вашата фирма е свързана с постоянни бизнес срещи, това, което бихме ти препоръчали, е да ползваш платената версия на Google Hangouts за бизнес. С ъпгрейд пакета може да имаш неограничени видеоконференции между неограничено количество екрани (това включва и споделянето на екрана).
Evernote – модерното водене на бележки
Колкото и мултифункционален да си, за съжаление не можеш да запазиш всеки един детайл от работния ден в главата си. Evernote ти позволява лесно да създаваш бележки, да съхраняваш статии, изображения, файлове. Случвало ли ти се е да си облепяш монитора със самозалепващи се бележки? Или пък да разхвърляш идеите си по хвърчащи листчета? Evernote организира всички твои документи и изображения, по лесен и удобен начин. Единственият минус идва от факта, че от лятото на 2017 г. безплатната версия на софтуера е сериозно намалена. Въпреки това той предлага лесен за боравене интерфейс и подреденост.
Управлявай проектите си с Trello
Имал ли си моменти от деня, в които ти се иска всички файлове и задачи, по които работиш, да са на едно място. Нека те запознаем с Trello – той е специализиран софтуер за управление на проекти. Фирмите го предпочитат, защото е сравнително прост и удобен начин за поддържане на твоя работен ден организиран. Интерфейсът му е подобен, като този на Pinterest, но с тази разлика, че ти позволява да добавяш не само изображения и файлове, но и да създаваш списъци, етикети и задачи.
В Trello можеш да създаваш карти или задачи по различни списъци и след като задачата бъде завършена, картата може да се премести в списъка със „Завършени задачи“. Trello дори ти позволява да добавяш етикети на прикачени файлове, коментари, както и да отбелязваш крайни дати към задачите. Последното е изключително важно за успешното планиране и изпълнение на крайните срокове към проектите. За по-лесно управление на човешкия ресурс във фирмата, софтуерът ти позволява да присъединяваш колеги към дадена задача, което от своя страна мотивира съвместната работа. В зависимост от дейността на вашата фирма Trello предлагат различни абонаментни планове.
Slack – лесна комуникация в реално време
За лесна и бърза комуникация между колегите си, досега вероятно си ползвал Skype. Но повярвай ни, като ти казваме, че Slack е неговият по-модерен и по-удобен наследник. Забелязва се, че все повече български фирми започват да го въвеждат в своите политики на вътрешна комуникация. Структурата на платформата е разделена в така наречените канали или по-просто казано – отделни групови чатове с дадени тематики. И тук споделянето на файлове е лесно.
Знаеш колко важна е комуникацията между колегите, тя поддържа екипа задружен. Все пак не е нужно разговорите ти да са свързани само с работа. Споделянето на интересни новини, полезни статии и забавни снимки на котки също са част от работния ви ден, нали?
График за почистване от Office Master Care
Чистият офис е най-добрата визитка за вашата компания. Положителният имидж се заражда от редица фактори, като особено голямо значение и тежест има приветливият офис. Почистването на офиса е отговорност, която ако не бъде поета от професионална фирма за почистване, то тогава ти и твоите колеги трябва да я изпълните. За да ти помогнем в следенето на отговорниците и тяхната работа, ти подаряваме график за почистване на офиса. В него сме събрали най-често срещаните задължения за грижата и почистването на офиса. Получи своя график от бутона по-долу. Убеди се сам колко лесен за водене е той. Разбира се, след като вече разполагаш с таблицата, свободно може да я редактираш според своите нужди.
Свали таблицата
Няма да преувеличим, ако напишем, че без теб фирмата би могла да рухне. Ти си свързващата точка между управители, клиенти, доставчици и служители. Жонглирането с толкова много задачи и задължения те натоварва излишно. За да отнемем от напрежението ти, нашите грижовници са насреща, за да ти помогнат с професионално почистване на офиса и поддържането на реда в него. За десетте си години дейност в Пловдив и региона, сме събрали голям и ценен опит. Бъди сигурен, че нашите грижовници ще доставят желаната свежест и уют в твоя офис. Разбери повече за целият кръг на услуги, които ти предлагаме на тел. 0888 383 514 или изпрати своето запитване на имейл: welcome@officemastercare.bg
Предлагаме ти гаранция и качество на услугите. Опитай абонаментното офис почистване за един месец и ако след това не си доволен от нашите услуги, ще ти върнем парите!