• welcome@officemastercare.bg
  • 0884 520 286

10 онлайн инструмента, които ще улеснят живота на всеки офис мениджър

Начало / Блог / Почистване / 10 онлайн инструмента, които ще улеснят живота на всеки офис мениджър

10 онлайн инструмента, които ще улеснят живота на всеки офис мениджър

10 онлайн инструмента, които ще улеснят живота на всеки офис мениджър

23.04.2019 Почистване

Успяваш ли да “удържиш фронта“ с всичките си задачи в офиса?

Все още не намираш начин да се разделиш на милион парчета, за да можеш да удовлетвориш всички в компанията, нали?

Като офис мениджър, от теб се очаква да направиш и непосилното. Твоите колеги разчитат на теб и това хвърля голяма тежест върху твоите плещи. Напрежението и многобройните описани и ненаписани задължения, които имаш като офис мениджър, често надхвърлят възможностите ти. 

Ръководството на офиса е трудоемка и комплексна задача. За да бъдеш наистина добър в управлението на офиса, означава да можеш да се справяш с голямо разнообразие от задачи и отговорности за оптимален период от време. В твоята работа се очаква и цени не само качеството, но и бързината, с която ти реагираш на казусите. 

Изморен офис мениджър

Ето защо съществени за поддържането и правилното изпълнение на твоите роли са онлайн инструментите – специални платформи за управление на офиса и софтуери за оптимизация на работния процес. В практиката са известни няколко ефективни и много полезни инструмента, които ще подредят и улеснят живота ти като офис мениджър. 

Продуктите на Google – за удобно сътрудничество 

Google предлага цялостен пакет от различни платформи, които подпомагат комуникацията между вътрешните и външните отдели на фирмата. Можеш да ползваш безплатните версии на платформите, но ако се нуждаеш от повече възможности и по-голямо хранилище за съхранение, те съветваме да превключиш към платения бизнес пакета на Google – G Suite. Той е изгоден и особено рентабилен, ако вашата компания има нужда от постоянна комуникация и следене на процесите вътре във фирмата. В себе си той включва Gmail, Google Диск, Google Таблици, Google Документи, Google Hangouts, Google Формуляри, Google Презентации и Google Календар.

•    Google Календар

Ако искаш винаги да си актуален и да не изпускаш важните срещи, определено ти е нужен Google Календар. С негова помощ, можеш да следиш и да планираш важни събития, като срещи на екипи или срещи с клиенти. Календарът е с удобната възможност за задаване на напомняния. Така дори и вечно закъсняващите ти колеги няма да има с какво да се оправдаят – всеки участник в срещата получава напомняне по имейла. Както всички останали в платформи на Google, и тук екипът ти може споделено да редактира.

•    Google Таблици

Ти си офис мениджър. Царят на джунглата във вашия офис! И като такъв, знаеш за могъщата сила на електронните таблици на Excel. С Google Таблици можеш да получиш достъп до всички функции, които Microsoft Excel предлага, но в този случай, в синхронизираното пространство за съхранение на Google. Подобно на Google Документи, можеш лесно да споделяш електронните си таблици с другите членове на екипа си, за да им позволиш да преглеждат и работят.

•    Google Диск и Google Документи – споделяне на документи и файлове

Google Диск е център (“облак“) за съхранение, на който може да се качва почти всеки тип файл. Най-голямото предимство на Google Диск е, че можеш да поканиш членовете на екипа да си сътрудничат по документи (Google Документи) и да виждат промените им в реално време. Това ти спестява време и главоболия от лутането от кабинета на кабинет.
С Google Диск можете да работите заедно, за да направите компанията по-продуктивна. Софтуерът е безплатен за ползване, но ако искаш по-голямо хранилище (както ти споделихме по-горе), ще ти се наложи да инвестираш и да превключиш към бизнес профил. 

•    Google Формуляри

Често се случва да организираш работни събирания или тиймбилдинги, нали? Google Формуляри ще ти помогне при запитванията към твоите колеги, свързани с предпочитания за почивки, отпуски и различни други мероприятия. Вместо да изпращаш имейли или съобщения със запитвания и след това да се губиш в дълга комуникация, формулярите на Google ще ти свършат отлична работа в събирането на ключова информация. А и да не забравяме, че ти спестява време при обработката на получените данни. 

Офис мениджър, ценящ времето си

•    Google Hangouts

С Google Hangouts ти и твоите колеги ще общувате по лесен начин. Също като Skype, софтуерът има безплатна версия, но с ограничения. Ако дейността на вашата фирма е свързана с постоянни бизнес срещи, това, което бихме ти препоръчали, е да ползваш платената версия на Google Hangouts за бизнес. С ъпгрейд пакета може да имаш неограничени видеоконференции между неограничено количество екрани (това включва и споделянето на екрана). 

Evernote – модерното водене на бележки

Колкото и мултифункционален да си, за съжаление не можеш да запазиш всеки един детайл от работния ден в главата си. Evernote ти позволява лесно да създаваш бележки, да съхраняваш статии, изображения, файлове. Случвало ли ти се е да си облепяш монитора със самозалепващи се бележки? Или пък да разхвърляш идеите си по хвърчащи листчета? Evernote организира всички твои документи и изображения, по лесен и удобен начин. Единственият минус идва от факта, че от лятото на 2017 г. безплатната версия на софтуера е сериозно намалена. Въпреки това той предлага лесен за боравене интерфейс и подреденост.

Отворен лаптоп

Управлявай проектите си с Trello

Имал ли си моменти от деня, в които ти се иска всички файлове и задачи, по които работиш, да са на едно място. Нека те запознаем с Trello - той е специализиран софтуер за управление на проекти. Фирмите го предпочитат, защото е сравнително прост и удобен начин за поддържане на твоя работен ден организиран. Интерфейсът му е подобен, като този на Pinterest, но с тази разлика, че ти позволява да добавяш не само изображения и файлове, но и да създаваш списъци, етикети и задачи.
В Trello можеш да създаваш карти или задачи по различни списъци и след като задачата бъде завършена, картата може да се премести в списъка със "Завършени задачи". Trello дори ти позволява да добавяш етикети на прикачени файлове, коментари, както и да отбелязваш крайни дати към задачите. Последното е изключително важно за успешното планиране и изпълнение на крайните срокове към проектите. За по-лесно управление на човешкия ресурс във фирмата, софтуерът ти позволява да присъединяваш колеги към дадена задача, което от своя страна мотивира съвместната работа. В зависимост от дейността на вашата фирма Trello предлагат различни абонаментни планове.

Нели и Нейчо планират

Slack – лесна комуникация в реално време 

За лесна и бърза комуникация между колегите си, досега вероятно си ползвал Skype. Но повярвай ни, като ти казваме, че Slack е неговият по-модерен и по-удобен наследник. Забелязва се, че все повече български фирми започват да го въвеждат в своите политики на вътрешна комуникация. Структурата на платформата е разделена в така наречените канали или по-просто казано – отделни групови чатове с дадени тематики. И тук споделянето на файлове е лесно. 
Знаеш колко важна е комуникацията между колегите, тя поддържа екипа задружен. Все пак не е нужно разговорите ти да са свързани само с работа. Споделянето на интересни новини, полезни статии и забавни снимки на котки също са част от работния ви ден, нали? 

График за почистване от Office Master Care

Чистият офис е най-добрата визитка за вашата компания. Положителният имидж се заражда от редица фактори, като особено голямо значение и тежест има приветливият офис. Почистването на офиса е отговорност, която ако не бъде поета от професионална фирма за почистване, то тогава ти и твоите колеги трябва да я изпълните. За да ти помогнем в следенето на отговорниците и тяхната работа, ти подаряваме график за почистване на офиса. В него сме събрали най-често срещаните задължения за грижата и почистването на офиса. Получи своя график от бутона по-долу. Убеди се сам колко лесен за водене е той. Разбира се, след като вече разполагаш с таблицата, свободно може да я редактираш според своите нужди.

 

Свали таблицата

 

Няма да преувеличим, ако напишем, че без теб фирмата би могла да рухне. Ти си свързващата точка между управители, клиенти, доставчици и служители. Жонглирането с толкова много задачи и задължения те натоварва излишно. За да отнемем от напрежението ти, нашите грижовници са насреща, за да ти помогнат с професионално почистване на офиса и поддържането на реда в него. За десетте си години дейност в Пловдив и региона, сме събрали голям и ценен опит. Бъди сигурен, че нашите грижовници ще доставят желаната свежест и уют в твоя офис. Разбери повече за целият кръг на услуги, които ти предлагаме на тел. 0884 520 286 или изпрати своето запитване на имейл: welcome@officemastercare.bg

Грижовниците на Office Master Care

Предлагаме ти гаранция и качество на услугите. Опитай абонаментното офис почистване за един месец и ако след това не си доволен от нашите услуги, ще ти върнем парите!

ВЗЕМИ ВАУЧЕР ЗА 50 лв.

Ваучерът важи до 60 дни след получаването му и самo при поръчка на: Абонамент за почистване на офиси, Следремонтно почистване на офиси и Основно почистване на офиси